¿Cómo hacerla efectiva? ¿Qué pruebas aportar a un proceso ejecutivo para obtener un mandamiento de pago a favor?
Por: Jany Montaño Araújo* y Juan Felipe Ortiz**
Luces de lo que puede ser útil al momento de ejecutar una factura electrónica o una factura emitida en el extranjero:
Una factura de venta es un título valor que el vendedor o prestador del servicio libra o remite al comprador o beneficiario del servicio, el cual, debe corresponder a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados (art. 772 del Código de Comercio); puede ser física o electrónica, dependiendo del medio en el que se expida.
El artículo 774 del Código de Comercio señala que la “factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes (…)”.
Del mismo modo, la normatividad que reglamentó la circulación de la factura electrónica (Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1154 de 2020), en su artículo 2.2.2.53.2, numeral 9°, define que la “factura electrónica de venta como título valor”, es un “mensaje de datos, expedido por el emisor o facturador electrónico, que evidencia una transacción de compraventa de un bien o prestación de un servicio, entregada y aceptada, tácita o expresamente, por el adquirente/deudor/aceptante, y que cumple con los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario, y las normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan”.
Tomando en consideración lo anterior, el primer interrogante que surge es:
¿Cómo se puede facturar electrónicamente?
A través de un software de factura electrónica de desarrollo propio.
Por medio de un aliado llamado proveedor tecnológico, que son empresas habilitadas por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica. Actualmente hay 86 proveedores tecnológicos y sus datos pueden encontrarse en el siguiente micrositio https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/proveedores-tecnologicos/
Haciendo uso del servicio de facturación gratuita de la DIAN y las facturas electrónicas expedidas a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN de que trata el parágrafo 2 del artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, o la norma que lo modifique o sustituya, podrán ser aceptadas expresa o tácitamente de forma electrónica a través del Registro.
Cuando ya se ha emitido una factura electrónica con todos los requisitos legales, a través de una de las tres opciones enunciadas previamente, nos surge entonces el siguiente interrogante:
¿Cómo hacerla efectiva ante los jueces en caso de incumplimiento por parte del adquirente de los bienes o servicios?
Debido a la dispersión normativa y la “ambigüedad” acerca de los requisitos que debe satisfacer el beneficiario de una factura electrónica de venta para lograr el pago por la vía judicial, resultan importantes algunas precisiones de la Corte Suprema de Justicia realizadas en sentencia de unificación STC11618-2023 del 27 de octubre de 2023 (M.P. Octavio Augusto Tejeiro Duque). En esta decisión, la Corte clarificó las condiciones que deben cumplirse para que una factura electrónica sea considerada como título valor y señaló cuáles son las pruebas que deben aportarse junto con una demanda ejecutiva para obtener que se libre mandamiento de pago.
Así, se indicó que para su formación debe cumplir unos requisitos esenciales, unos de forma, correspondientes a su expedición, y otros sustanciales, relativos a su constitución como instrumento cambiario, como se desprende del estatuto mercantil, del Decreto 1154 de 2020 y de la legislación tributaria.
Requisitos de forma y de expedición de la factura:
A. La factura debe ser generada por el facturador a través de un mensaje de datos, denominado “formato de generación electrónica” – XML.
B. El mensaje de datos debe contener los elementos relacionados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y el artículo 11 de la Resolución 42 de 5 de mayo de 2020, entre otros:
La descripción de los bienes o servicios prestados.
El valor de los servicios.
La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
La denominación expresa de factura electrónica de venta.
La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la (...) DIAN, al momento de la generación para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta;
El Código Único de Facturación Electrónica -CUFE-.
La dirección de internet en la “(…) DIAN en la que se encuentre información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica (…)”.
C. El mensaje de datos contentivo de la factura debe ser previamente validado por la DIAN, a través de un procedimiento informático denominado “validación”.
Con esa finalidad, el emisor de la factura luego de generarla con el lleno de la información mencionada debe transmitir el “formato electrónico de generación” a la DIAN, y este organismo, seguidamente, la somete al procedimiento de validación; de ser exitoso expide un mensaje de datos al emisor con el valor “documento validado por la DIAN”, el cual forma parte integral de la factura y, por tanto, ambas piezas deben entregarse al adquirente para que se entienda expedida la misma.
Como se desprende del artículo 29 de la Resolución 042 de 5 de mayo de 2020, la entrega de la factura puede hacerse de forma electrónica o física. Si es electrónica, puede remitirse el “formato electrónico de generación”, junto con el documento electrónico de validación, o, el formato digital de la representación gráfica de la factura, que es una “imagen” de la información consignada en el formato XML, resultado de la conversión de dicho formato a “pdf”, “.docx”, u otros formatos digitales con la inclusión del código bidimensional QR, el cual permitirá su verificación en la plataforma de facturación electrónica de la DIAN. Y cuando es física, se enviará la impresión de la representación gráfica. Lo anterior, dependerá de si el adquirente es o no facturador electrónico.
Entonces, ¿cuándo debe ser expedida?
En conclusión, la factura electrónica de venta debe ser expedida previa validación de la DIAN y entregada al adquirente por medios físicos o electrónicos, según sea el caso. Dicho mandato no es exigible en todos los eventos, sólo es predicable de quienes tienen el deber de facturar electrónicamente o hubiesen optado por ese sistema de facturación, quedando a salvo aquellos acontecimientos en los que por inconvenientes tecnológicos no es posible generar factura electrónica o habiéndola generado no es posible validarla ante la DIAN. En la primera hipótesis, el facturador podrá expedir al adquirente factura física, y en la segunda, podrá expedirla sin la correspondiente validación.
Requisitos sustanciales:
Los requisitos sustanciales que deben cumplirse para que una factura electrónica de venta sea considerada como título valor son los siguientes:
La mención del derecho que en el título se incorpora.
La firma de quien lo crea, esto es, la del vendedor o prestador del servicio.
La fecha de vencimiento.
El recibido de la factura (fecha, datos o firma de quien recibe.
El recibido de la mercancía o de la prestación del servicio. Sobre este punto, indicó la Corte Suprema de Justicia en la sentencia del 27 de octubre de 2023 que tratándose de facturas electrónicas el juzgador sí debe verificar que el documento tenga constancia de recibido de las mercancías. Además, la aceptación opera tres (3) días siguientes a este hecho, y no al recibido de la factura.
Su aceptación, la cual puede ser expresa o tácita, dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la mercancía.
Proceso ejecutivo con base en factura electrónica
Por lo expuesto, en caso de que se requiera el cobro judicial de una factura electrónica, como soporte probatorio de la demanda ejecutiva deberá aportarse:
Documentación que acredite la calidad de facturador electrónico (si es del caso).
El formato XML y el documento denominado “documento validado por el DIAN”, en sus nativos digitales
La representación gráfica de la factura (formatos digital o impreso), la cual muestra el CUFE al igual que el Código de Respuesta Rápida -QR-, con lo que se puede constatar su validación.
El certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN, contemplado en el numeral 9° del artículo 1° de la Resolución 85 de 4 de abril de 2022.
Prueba de la remisión y recepción de la factura por parte del adquiriente del bien o servicio: Es deber de los adquirentes confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos, así como aceptarla expresamente, mediante mensaje electrónico remitido al emisor, a través del sistema de facturación. Por tanto, cuando dichos eventos se hayan realizado por ese medio, podrán acreditarse a través de su evidencia en la respectiva plataforma, sin perjuicio de la posibilidad de demostrarlos a través de otras probanzas que den cuenta de su existencia, atendiendo la forma en que fueron generados.
Prueba de la recepción de la mercancía a satisfacción
¿Y en caso de facturas electrónicas emitidas en el extranjero?
Teniendo en cuenta que pueden existir facturas emitidas en el extranjero en el marco de negocios jurídicos con elementos internacionales, ya sea por el domicilio de las partes, el lugar de celebración del negocio o el lugar de ejecución de las obligaciones, en caso de que estemos ante este evento, debemos tener presente que:
Conforme al artículo 646 del Código de Comercio los títulos creados en el extranjero tendrán la consideración de títulos-valores si llenan los requisitos mínimos establecidos en la ley que rigió su creación. De este modo, si en el lugar donde fueron expedidas son títulos valores, también lo serán en Colombia y, como tales, podrán ser transferidas y se tendrán por aceptadas según lo dispuesto en la Ley 1231 de 2008.
En ese orden, si se quiere cobrar una factura emitida en el extranjero en el marco de un proceso ejecutivo como título valor, debe aplicarse lo consagrado en el artículo 177 del C.G.P. sobre la prueba de las normas jurídicas que no tengan alcance nacional y el de las leyes extranjeras, puesto que deberá acreditarse que la factura respectiva se emitió conforme a las normas vigentes del lugar de su emisión.
Si lo que se quiere es cobrar la factura emitida en el extranjero como título ejecutivo, ya no como título valor, la factura extranjera prestará mérito ejecutivo siempre que reúna los requisitos indicados en el artículo 422 del Código General del Proceso, esto es, que contenga una obligación clara, expresa y exigible, y que exista prueba de su aceptación por el deudor.
Todo lo anterior, constituyen luces de lo que puede ser útil al momento de ejecutar una factura electrónica o una factura emitida en el extranjero y que esperamos pueden servir a los lectores.
*Jany Montaño Araújo: Abogada, OST Abogados. jany.montano@ostabogados.com
**Juan Felipe Ortiz: Abogado fundador, OST Abogados. juan.ortiz@ostabogados.com
Comments